Kaufmännische Assistenz / Projektassistenz (m/w/d) im Fachbereich Kultur, Projektbüro

Stadt Osnabrück
Osnabrück Stadt
vor 1 Woche veröffentlicht

Das Projektbüro im Fachbereich Kultur der Stadt Osnabrück ist zuständig für die Konzeption, Vorbereitung, Vermarktung und Durchführung von wiederkehrenden und wechselnden kulturellen Veranstaltungen und Projekten. Hierzu gehören die jährlich stattfindende Kulturnacht, die biennal im Wechsel durchgeführten Veranstaltungen Lange Nacht der Ateliers und Lange Klangnacht sowie das traditionelle Steckenpferdreiten. Darüber hinaus organisiert und koordiniert das Projektbüro Kooperationsprojekte zu Jahresschwerpunktthemen mit wechselnden Partnern und Themenstellungen sowie Sonderprojekte. Als Netzwerkstelle zwischen Verwaltung und freier Kulturszene unterstützt und berät das Projektbüro kulturelle Institutionen, Vereine, Initiativen und Soloselbständige bei der Durchführung von Projekten und Veranstaltungen und bietet Informationsservice.

Die Stelle auf einen Blick

Stellenumfang: Es handelt sich um eine Teilzeitbeschäftigung mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Stunden. Eine zunächst befristete Aufstockung auf 28,5 Wochenstunden ist angestrebt. Die Verteilung der Arbeitszeiten ist mit der Dienststelle abzustimmen.

Befristung: Es handelt sich um eine unbefristete Stelle.

Einstellungszeitpunkt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Stellenwert: EG 8 TVöD

Bewerbungsfrist: 5. Juni 2024

 

Ihre Aufgaben

Veranstaltungsvorbereitung

  • Bearbeitung/Aktualisierung von fortlaufenden Projektskizzen und -listen
  • Koordination der Veranstaltungslogistik:
    – Einsatzplanung von Helferinnen und Helfern
    – Standbetreuung
    – Abstimmung mit den für die öffentliche Sicherheit zuständigen Stellen
    – Aktualisierung des Sicherheitskonzeptes
    – Abstimmung der Bedarfe wie Zelte, Catering etc.

Finanzen / Haushaltssachbearbeitung

  • Vor- und Nachabwicklung von Finanzen der Veranstaltungen
  • Bearbeitung von Projektförderanträgen
  • Erstellung von Honorar-/Werk- und Aushilfsverträgen

Abwicklung Service und Öffentlichkeitsarbeit

  • Aufbereitung von Pressetexten, Flyern etc. für Veranstaltungen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Dokumentationen, Pressespiegeln
  • Monatlicher Kulturnewsletter
  • Datenpflege des Kulturportals
  • Kontrolle und Überprüfung der beauftragten Maßnahmen
  • Betreuung der Social-Media-Kanäle sowie Datenpflege der Portale
  • Kommunikation mit Kulturschaffenden

Veranstaltungsdurchführung und –begleitung

  • Betreuung von Künstlerinnen und Künstler
  • Veranstaltungslogistik
  • Betreuung der Veranstaltung, Helferinnen und Helfer, Einsätze, etc.

Kultursemesterticket

  • Betreuung des Projektes Kultursemesterticket in Absprache mit den Asten der Universität und Hochschule Osnabrück

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Veranstaltungskaufmann (m/w/d).

Des Weiteren erwarten wir:

  • Qualitativ hochwertige Umsetzung der Aufgaben, auch in Projekthochphasen
  • Hohe Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit
  • Innovationsfähigkeit, Offenheit für Ideen und Freude an Neuem
  • Sorgfältige Arbeits- und Organisationsplanung
  • Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft
  • Zeitliche Flexibilität (Veranstaltungsbezogen können Tätigkeiten in den Abendstunden und am Wochenende erforderlich sein)
  • EDV-Kenntnisse (Office-Anwendungen) sowie Social Media Kenntnisse werden vorausgesetzt, Kompetenzen im Kosten- und Finanzmanagement
  • (Berufs-) Erfahrungen in der Projekt- oder Veranstaltungsarbeit
  • Grundkenntnisse in Englisch sowie einen Führerschein der Klasse B sind wünschenswert

Unser Angebot

  • Vielfältige fachliche Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
  • Anspruchsvolle Tätigkeiten in lokalen und überregionalen Netzwerken
  • Verlässliche Arbeitsbedingungen und ein gestaltbarer Arbeitsplatz
  • Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen
  • Möglichkeit der Weiterentwicklung persönlicher Kompetenzen durch eine anerkannte Personalentwicklung
    mit attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Ausgeprägtes Gesundheitsmanagement mit u.a. Angeboten zum Firmenfitness-Programm Hansefit
    und zum Bewegungsprogramm der „aktiven Mittagspause“

Kontakt bei Fragen

Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne Frau Buttmann, Projektmanagerin im Projektbüro im Fachbereich Kultur, Telefon 0541/323-1648.
Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Griese, Fachbereich Personal und Organisation, Telefon 0541/323-3617 zur Verfügung.
Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von allen Menschen unabhängig ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.

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