Assistenz (m/w/d) der Fachbereichsleitung im Fachbereich Städtebau
Die Stelle auf einen Blick
Stellenumfang: Es handelt sich um eine Vollzeitbeschäftigung mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden. Eine Teilzeitbeschäftigung ist in Absprache möglich. Voraussetzung ist die zeitliche Flexibilität für Einsätze an Vor- und Nachmittagen.
Befristung: Es handelt sich um eine unbefristete Stelle.
Einstellungszeitpunkt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Stellenwert: EG 6 TVöD
Bewerbungsfrist: 17. September 2024
Ihre Aufgaben
- Assistenz der Fachbereichsleitung sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben, z.B. Erstellung von Einladungen zu Terminen und Gesprächen, u.a. auf Leitungsebene, Erstellung und Versand von Protokollen, Vorbereitung von Sitzungs- und Besprechungsunterlagen, Terminkoordination, Telefondienst, Besuchendenbetreuung, Postbearbeitung und –verteilung, Bearbeitung von Wiedervorlagen
- Administrative Bearbeitung von Angelegenheiten zur Unterstützung der Fachdienstleitungen, wie Vorlagenbearbeitung im Ratsinformationssystem, Unterstützung bei der Erledigung von Leitungsaufgaben der Fachdienste, Unterstützung im Rahmen öffentlicher Vergaben, Bearbeitung von zentralen Anfragen
- Koordinations- und Organisationsaufgaben für den Fachbereich, u.a. Betreuung des Zeiterfassungssystems ZEUS, Schlüsselverwaltung, (Büro-)Materialverwaltung
Ihr Profil
Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter, Industriekaufmann oder Groß- und Außenhandelskaufmann (m/w/d).
Des Weiteren erwarten wir:
- Sehr gute EDV-Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) und in der Nutzung digitaler Kommunikationssysteme
- Idealerweise Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung sowie Identifizierung mit der Kommunalverwaltung als Dienstleistungsunternehmen
- Hohe Informations- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein empathisches Auftreten
- Integrität, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
- Gut strukturiere Arbeitsorganisation und Zeitmanagement, Koordinierungsfähigkeit
- Stabilität und Selbstvertrauen
Unser Angebot
- Einarbeitungsphase durch eine weitere Assistenz der Fachbereichsleitung
- Vielfältige fachliche Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
- Anspruchsvolle Tätigkeiten in lokalen und überregionalen Netzwerken
- Verlässliche Arbeitsbedingungen
- Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen
- Eine anerkannte Personalentwicklung mit attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie
ein ausgeprägtes Gesundheitsmanagement (u. a. Firmenfitnessprogramm Hansefit, E-Bike-Leasing) - Zuschuss zum Jobticket oder zum Deutschlandticket
Kontakt bei Fragen
Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne Herr Clodius, Fachbereichsleitung Städtebau, Telefon 0541/323-4261.
Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Griese, Fachbereich Personal und Organisation, Telefon 0541/323-3617 zur Verfügung.
Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Griese, Fachbereich Personal und Organisation, Telefon 0541/323-3617 zur Verfügung.
Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von allen Menschen unabhängig ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.
Online-Bewerbung
Job Features
| Job Category | Kaufmännische Berufe / Verwaltung |