Digitale Diktierlösung HighSpeech von datatronic beka technologies GmbH
Mit einer Lösung aus Osnabrück gegen den Fachkräftemangel in den Kanzleien
„Besuchte ich früher Rechtsanwalts- und Steuerberaterkanzleien, dann trafen mich schon beim Empfang böse Blicke. Heute rufen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Kanzleien an und fragen, ob wir unsere Lösung vorstellen können“, so berichtet Jens Müller, zuständig bei datatronic für Vertrieb und Schulungen, von seinen Erfahrungen der letzten Jahre. Das Unternehmen bietet mit einer eigens entwickelten Digitallösungen eine Antwort auf den Fachkräftemangel in Kanzleien.
Wie war die Situation früher?
datatronic beka technologies GmbH aus Osnabrück begann vor über 20 Jahren mit der Entwicklung und dem Vertrieb digitaler Diktierlösungen. Schwerpunkt war die Spracherkennung, also die automatische Umwandlung von Stimme zu Text; damals noch Pioniertätigkeit, heute in vielen Bereichen des Lebens selbstverständlich.
Die Erwartungen waren groß, so versprachen sich manche Kanzleiinhaber in den frühen Jahren die Entlassung des gesamten Sekretariats durch Einsatz dieser Technologie. Nur vergaßen sie allzu oft, dass die Assistenz noch mehr Aufgaben zu erledigen hat, als das lästige Schreiben.
Schon damals unterstützte das Spracherkennungssystem die diktierende Person bei der Erstellung von Schriftsätzen und beschleunigte die Schriftguterstellung im Sekretariat so deutlich, dass die Ausfertigung der Schreiben nur noch Stunden und keine Tage mehr dauerte. Personal gab es ausreichend: Schied eine Person aus, waren schnell neue Bewerberinnen und Bewerber gefunden.
Wie ist die Situation heute?
„Der verschärfte Fachkräftemangel in den Kanzleien liegt auch daran, dass nun vermehrt die geburtenstarken Jahrgänge in den Ruhestand treten. Hinzu kommt, dass mit dem Ausscheiden der älteren und erfahrenen Kolleginnen und Kollegen zugleich viel Fachwissen entschwindet.
Ein weiteres, aber schon seit Jahren bestehendes Problem sind die rückläufigen Ausbildungszahlen. Von den ohnehin wenigen fertig ausgebildeten Fachangestellten wechselt dann auch noch eine Mehrzahl in die Wirtschaft oder die Verwaltung“, erläutert Ronja Tietje von Kanzlei-Consulting Tietje & Schrader aus Achim.
Die Rechtsanwälte und Steuerberater sind zunehmend darauf angewiesen, das gesamte anfallende Schriftgut, wie E-Mails, Schriftsätze, Aktennotizen ohne Assistenz zu erledigen.
Welche Lösung gibt es?
Das schnellste Medium, um Gedanken mitteilen zu können, ist das Sprechen. Selbst eine erfahrene Schreibkraft kann über einen längeren Zeitraum nicht mit der Sprechgeschwindigkeit mithalten. Anders die Spracherkennung: Hier erfolgt die Umsetzung der Sprache in Echtzeit, so dass die sprechende Person das Ergebnis mitlesen kann.
Auch die typischen Tippfehler entfallen, denn die Spracherkennung greift auf ein Lexikon zu, das nur korrekt geschriebene Wörter kennt. Optimale Ergebnisse werden erzielt, wenn das Lexikon bereits einen branchenspezifischen Wortschatz enthält.
Welche Lösung bietet datatronic aus Osnabrück?
Die Spracherkennungslösung HighSpeech® von datatronic richtet sich speziell an Rechtsanwälte und Steuerberater und ist so flexibel gestaltet, dass nicht nur große Einheiten, sondern auch Einzelanwender damit arbeiten können. Berater, die Programme der Datev eG einsetzen, profitieren davon, dass datatronic seit über zwanzig Jahren Partner der Genossenschaft ist und HighSpeech in die Datev-Anwendungen integriert hat.
Entwicklung, Vertrieb und Support erfolgen zentral vom Standort Osnabrück aus; betreut werden nicht nur Osnabrücker Kanzleien, sondern Anwender im gesamten Bundesgebiet und in Österreich.
Autor: Jens Müller